Privacyverklaring
1. Wie zijn wij?
1.1. AP als verwerkingsverantwoordelijke
Met deze verklaring (hierna de “Verklaring”) willen wij u informeren over het waarom en de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door de Artesis Plantijn Hogeschool Antwerpen, een publiekrechtelijke rechtspersoon naar Belgisch recht met zetel te Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen, met ondernemingsnummer 0535.880.359 (hierna “wij” of “AP” genoemd).
Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die door ons worden opgevraagd en gebruikt. Als verwerkingsverantwoordelijke nemen wij de maatregelen die waarborgen dat u:
- geïnformeerd blijft over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens;
- de controle behoudt over de persoonsgegevens die wij verwerken;
- uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens kan uitoefenen.
1.2. Functionaris voor de gegevensbescherming
Wij hebben eveneens een functionaris voor gegevensbescherming aangeduid. Dit is een expert inzake de bescherming van persoonsgegevens die een extra waarborg biedt voor de correcte verwerking van uw persoonsgegevens door ons.
U kan de functionaris contacteren via de kanalen vermeld onder punt 11 van deze Verklaring.
2. Toepassingsgebied van deze verklaring
Deze verklaring geldt niet voor de verwerkingen van persoonsgegevens van onze studenten, ons (kandidaat-)personeel en de deelnemers aan onze onderzoeken. De voormelde verwerkingen worden beheerst door afzonderlijke en specifieke privacyverklaringen. U wordt daaromtrent geïnformeerd wanneer dit toepasselijk is.
3. Welke gegevens verzamelen wij over u?
Onder “persoonsgegevens” verstaan wij alle informatie die naar een bepaalde levende natuurlijke persoon verwijst. Afhankelijk van het doeleinde van de verwerking verwerken wij verschillende types van persoonsgegevens.
Het is niet onze intentie om zogenaamde ‘gevoelige persoonsgegevens’ te verwerken, zoals persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken of gegevens over gezondheid.
4. Waarvoor hebben we uw persoonsgegevens nodig?
4.1. Informatie en commerciële communicatie
• Wat houdt dit doel in?
Wij wensen u te kunnen informeren over onze activiteiten, evenementen, diensten of relevante nieuwsberichten. Dat kan op uw uitdrukkelijke vraag gebeuren, of als wij vermoeden dat dit u kan interesseren of u er baat bij heeft.
Indien u reeds een bestaande relatie met ons heeft, dient u geen toestemming te geven om direct marketing communicatie te ontvangen. Wij baseren ons hiervoor op ons gerechtvaardigd belang. Indien u nog geen relatie met ons heeft, zal u onze direct marketingcommunicatie ontvangen indien u daarvoor een uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven.
Indien u helemaal geen communicatie wenst, maak dan gebruik van uw recht van verzet tegen direct marketing, zoals verderop vermeld onder punt 10.2 en 10.3 van deze Verklaring.
• Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?
Wij verzamelen en verwerken hiervoor uw naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, alsook gegevens in verband met uw interessedomeinen.
4.2. Dienstverlening, klantenrelatie en leveranciersbeleid
• Wat houdt dit doel in?
Wij kunnen uw persoonsgegevens gebruiken om u als relatie, deelnemer aan evenementen, klant of leverancier te kunnen aanmaken in onze systemen en om onze verbintenissen en/of overeenkomst met u te kunnen nakomen.
• Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?
Wij verzamelen en verwerken hiervoor uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres.
4.3. Omdat het noodzakelijk is om als organisatie te kunnen functioneren
• Wat houdt dit doel in?
Dit doeleinde komt neer op wat men een “gerechtvaardigd belang” noemt. Wij hebben inderdaad nog een aantal gerechtvaardigde belangen die de basis vormen voor de verwerking van persoonsgegevens. Dit gebeurt enkel nadat wij de afweging hebben gemaakt dat in elk geval het evenwicht tussen onze gerechtvaardigde belangen en de eventuele impact daarvan op uw privacy niet wordt verstoord.
Indien u toch bezwaren heeft tegen deze verwerkingen, dan kan u uw recht van verzet uitoefenen, zoals vermeld in punt 10.3 van deze Verklaring.
Zo worden persoonsgegevens in verschillende situaties verwerkt:
- Persoonsgegevens kunnen als bewijs dienen (archieven);
- Persoonsgegevens kunnen gebruikt worden voor de vaststelling, uitoefening, verdediging en vrijwaring van onze rechten van of de personen die ons eventueel vertegenwoordigen, bijvoorbeeld bij geschillen;
- Persoonsgegevens kunnen gebruikt worden voor het bestuur, (risico)beheer en controle van onze organisatie, zoals compliance (zoals witwas- en fraudepreventie en -onderzoeken, en privacy), risicobeheer, risicofuncties en inspectie, klachtenmanagement, interne en externe audit;
- Persoonsgegevens kunnen gebruikt worden voor het ondersteunen en vereenvoudigen van het afnemen, gebruiken en beëindigen van diensten door en/of van onze partners (klanten, leverancier,…) en dit o.a. om te vermijden dat u informatie die u vroeger al doorgaf opnieuw moet invullen.
• Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?
Wij verzamelen en verwerken hiervoor uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres.
4.4. Wettelijke verplichtingen
Wij zullen ook die persoonsgegevens verzamelen en verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor het kunnen naleven van onze wettelijke verplichtingen.
4.5. Profilering
Uw persoonsgegevens worden niet gebruikt voor profileringsdoeleinden.
4.6. Cookies op onze website
Onze websites gebruiken cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen, en soortgelijke technologieën. Meer informatie hieromtrent kan u vinden in onze cookieverklaring die terug te vinden is op de betrokken websites.
5. Vragen wij voor verwerkingen uw toestemming?
Toestemming is slechts één mogelijke juridische grondslag voor de rechtmatige verwerking van uw persoonsgegevens. Uw persoonsgegevens kunnen meer bepaald enkel rechtmatig door ons worden gebruikt en verwerkt indien aan één van de volgende voorwaarden is voldaan:
- Wij beschikken over uw uitdrukkelijke en vrije toestemming om uw persoonsgegevens voor een bepaald doel te gebruiken. Zo kunnen wij uw toestemming vragen om u vanuit direct marketing-doeleinden aan te schrijven, zoals vermeld onder punt 4.1 van deze Verklaring.
- Het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst die u met ons heeft gesloten of om, op uw verzoek, de noodzakelijke stappen te kunnen zetten om tot een overeenkomst met ons te komen. De verwerkingsdoeleinden vermeld in punt 4.2 van deze Verklaring zijn op deze grondslag gebaseerd.
- Het gebruik van Uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in de mate dat dit opweegt tegen Uw belangen en rechten. Wij baseren de verwerkingen die noodzakelijk zijn om als bedrijf te kunnen functioneren op ons gerechtvaardigd belang, zoals vermeld onder punt 4.3 van deze Verklaring.
- Wij kunnen wettelijk verplicht zijn om bepaalde gegevens te verwerken, en in het bijzonder door te geven naar de betrokken overheden.
6. Met welke andere personen delen we uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden niet aan andere personen doorgegeven, met uitzondering van de volgende personen:
- enkel onze werknemers die toegang effectief nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, krijgen toegang tot uw gegevens. Deze personen handelen onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.
- Daarnaast doen wij een ook een beroep op gespecialiseerde externe leveranciers die voor ons bepaalde verwerkingen uitvoeren, zoals IT-diensten, advocaten en gerechtsdeurwaarders. Aangezien deze derden in het kader van de door ons gevraagde diensten toegang hebben tot persoonsgegevens, hebben wij technische, organisatorische en contractuele maatregelen genomen om te waarborgen dat uw persoonsgegevens alleen worden verwerkt en gebruikt voor de doeleinden vermeld onder punt 3 van deze Verklaring.
- Enkel indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, zullen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan politie- en onderzoeksdiensten en het gerecht.
- Indien u deelneemt aan specifieke evenementen die van overheidswege gesubsidieerd zijn, kunnen wij verplicht zijn om deelnemerslijsten, waarop in voorkomend geval persoonsgegevens vermeld zijn, met het subsidiekanaal te delen. Dit gebeurt evenwel enkel met het oog op de bewijsvoering van het aantal deelnemers aan het evenement.
7. Waar worden de gegevens bewaard en verwerkt?
Uw gegevens zullen niet buiten de EU worden getransporteerd en in ieder geval waken wij erover dat te allen tijde de wettelijke minimum eisen en veiligheidsnormen worden gerespecteerd.
Indien wij voorzien dat uw gegevens buiten de EU zullen worden opgeslagen en bewerkt, dan zullen wij dit expliciet vermelden en ervoor zorgen dat hetzelfde beschermingsniveau wordt gehanteerd als van toepassing binnen de EU.
8. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?
8.1. Algemeen
Wij bewaren uw gegevens enkel zolang als dat nodig is met het oog op de doeleinden waarvoor de gegevens gebruikt worden vermeld onder punt 4 van deze Verklaring.
Omdat de noodzaak om gegevens te bewaren kan variëren per gegevenstype alsook per doeleinde van de verwerking, kunnen de werkelijke bewaringstermijnen aanzienlijk variëren. Wij kunnen u hierbij meedelen dat wij onder meer volgende criteria in acht nemen bij het bepalen van de bewaringstermijnen:
- Hoe lang zijn de persoonsgegevens nodig om de gevraagde dienstverlening te kunnen leveren?
- Hebben wij een bepaalde specifieke bewaringstermijn vastgesteld en aangekondigd?
- Hebben wij toestemming gekregen voor een langere bewaringstermijn?
- Hebben wij een wettelijke, contractuele of vergelijkbare verplichting om de gegevens te bewaren?
Zodra uw gegevens niet langer nodig zijn en wij ook geen wettelijke bewaarplicht hebben zullen wij deze definitief verwijderen of, indien dit niet mogelijk is, anoniem maken in onze systemen.
Uw persoonsgegevens zullen wel worden bewaard en gebruikt zolang dit nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om geschillen te beslechten of onze overeenkomsten af te dwingen.
9. Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden beschouwd als strikt vertrouwelijk. Wij treffen de gepaste technische en organisatorische maatregelen te treffen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige of onwettige toegang of enige andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.
10. Wat zijn uw rechten en hoe kan u deze uitoefenen ?
10.1. Recht van inzage, verbetering, wissen, overdracht van gegevens en van bezwaar
10.1.1. Recht op inzage van uw persoonsgegevens
U heeft steeds recht op toegang tot en inzage van w persoonsgegeven die door ons worden verwerkt. Wij zullen u in dit kader een kosteloze kopie van deze persoonsgegevens verstrekken indien u hierom verzoekt.
10.1.2. Recht om uw persoonsgegevens te verbeteren
U heeft altijd het recht om foutieve, onvolledige, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of recht te zetten.
10.1.3. Recht om uw toestemming in te trekken
Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, dan heeft u het recht om deze toestemming op elk ogenblik in te trekken.
10.1.4. Recht om tegen bepaalde verwerkingen bezwaar te maken
Wanneer uw persoonsgegevens verwerkt worden op grond van een gerechtvaardigd belang, dan heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens ingeval van redenen die met uw specifieke situatie verband houden.
10.1.5. Recht op wissen van uw persoonsgegevens
U heeft een recht op wissen van uw persoonsgegevens. Op basis hiervan kan u, wanneer u niet langer een relatie wenst met ons, ons vragen om te stoppen met het gebruiken van uw persoonsgegevens. Wij kunnen echter wel persoonsgegevens bijhouden die voor bewijsdoeleinden vereist zijn.
Onder dit verwijderingsrecht heeft u ook het recht om ons te allen tijde te vragen om te stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens die zijn verwerkt op basis van uw toestemming of ons gerechtvaardigde belang. Vanwege gerechtvaardigde belangen kunnen wij uw persoonsgegevens alsnog blijven verwerken na een afweging van uw belangen met die van ons, tenzij u besluit om de relatie met ons te beëindigen.
10.1.6. Recht op overdracht van persoonsgegevens
Voor wat betreft de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming of omdat dit noodzakelijk is voor levering van de gevraagde producten of diensten, dan kan u ons vragen om uw persoonsgegevens – in een gestructureerde, gangbare en digitale vorm – naar u door te sturen zodat u deze kan opslaan voor persoonlijk (her)gebruik, of om deze persoonsgegevens rechtstreeks door te sturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor ons.
10.1.7. Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming
U wordt door ons niet onderworpen aan een geautomatiseerde individuele besluitvorming, inclusief profilering.
10.2. Recht van bezwaar tegen direct marketing
U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor direct marketingdoeleinden, als u dergelijke mededelingen niet (meer) van ons wilt ontvangen. In dit geval zullen wij uw gegevens niet meer verwerken voor direct marketingdoeleinden. Uw aanvraag zal zo snel mogelijk worden uitgevoerd.
Wij vestigen uw aandacht op het feit dat uw uitoefening van het recht van bezwaar niet verhindert dat wij u in voorkomend geval contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze Verklaring.
10.3. Hoe uitoefenen?
Om voormelde rechten uit te oefenen kan u een schriftelijke aanvraag richten aan ons op volgende wijze:
- per email: gegevensbescherming@ap.be;
- schriftelijk naar volgend adres: Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen, ter attentie van de Data Protection Officer.
Bij de uitoefening van uw recht verzoeken wij u om duidelijk aan te geven op welk recht u zich wenst te beroepen en tegen welke verwerking(en) u zich eventueel verzet of welke toestemming u wenst in te trekken.
11. Hoe kan U vragen of klachten indienen?
Indien u een vraag of klacht heeft over onze verwerking van persoonsgegevens dan kan u contact met ons opnemen via de volgende kanalen:
- per email: gegevensbescherming@ap.be;
- schriftelijk naar volgend postadres: Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen, ter attentie van de Data Protection Officer.
Indien u niet tevreden bent met ons antwoord, indien u opmerkingen heeft omtrent de uitoefening van uw rechten of indien u meent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens niet in regel zou zijn met de wetgeving, dan heeft u het recht om hierover klacht in te dienen bij Gegevensbeschermingsautoriteit. Alle informatie kan hieromtrent gevonden worden op https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/.
12. Aanpassingen van deze Verklaring
Deze Verklaring kan door ons worden aangepast of aangevuld indien wij dit nodig achten.
Indien er belangrijke wijzigingen worden aangebracht in deze Verklaring, wordt de datum van bijwerking van de verklaring aangepast en zullen wij u hiervan eveneens op de hoogte brengen via de normale informatiekanalen.