Privacyverklaring voor studenten

Bij AP nemen we privacy ter harte. In onderstaande privacyverklaring voor studenten geven we hier een extra woordje uitleg over.

1. Wie zijn wij?

1.1. AP als verwerkingsverantwoordelijke

Met deze verklaring (hierna de “Verklaring”) willen wij u informeren over het waarom en de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door Artesis Plantijn Hogeschool Antwerpen, een publiekrechtelijke rechtspersoon naar Belgisch recht met zetel te Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen, en met ondernemingsnummer 535 880 359 (hierna “Wij” of “AP” genoemd).

Onze contactgegevens kan u vinden onder punt 10 van deze Verklaring.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die door ons worden opgevraagd en gebruikt. Als verwerkingsverantwoordelijke nemen wij de maatregelen die waarborgen dat u:

geïnformeerd blijft over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens;
de controle behoudt over de persoonsgegevens die wij verwerken;
uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens kan uitoefenen. Meer informatie over uw rechten kan u vinden onder punt 9 van deze Verklaring.

1.2. Functionaris voor de gegevensbescherming

Wij hebben eveneens een functionaris voor gegevensbescherming aangeduid. Dit is een expert inzake de bescherming van persoonsgegevens die een extra waarborg biedt voor de correcte verwerking van uw persoonsgegevens door ons.

U kan de functionaris contacteren via de kanalen vermeld onder punt 10 van deze Verklaring.

2. Welke gegevens verzamelen wij over u?

Onder “persoonsgegevens” verstaan wij alle informatie die naar een bepaalde levende natuurlijke persoon verwijst.

Afhankelijk van het doeleinde van de verwerking verwerken wij verschillende types van persoonsgegevens.

U kan – per doeleinde vermeld onder punt 3 van deze Verklaring – de categorieën van persoonsgegevens vinden die voor dat specifieke doeleinde worden gebruikt. Zo kunnen, in het bijzonder in het kader van onze psychosociale begeleiding (zie punt 3.2 van deze Verklaring), ook zogenaamde ‘gevoelige persoonsgegevens’ worden verwerkt, onder meer:

persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken;
gegevens over gezondheid;

3. Waarvoor hebben we uw persoonsgegevens nodig?

3.1. Onderwijs- en studentenadministratie

3.1.1. Wat houdt dit in?

Als onderwijsinstelling verwerken wij persoonsgegevens van onze studenten in het kader van de opleidingen en programma’s die wij aanbieden. onderwijs- en studentenadministratie, die gevoerd wordt van bij de inschrijving tot na de diplomering, omvat verschillende componenten en houdt onder meer in:

de inschrijving van studenten;
het afsluiten van overeenkomsten met studenten;
het organiseren van onderwijsactiviteiten;
het informeren over lessenroosters;
de organisatie van examens;
het bijhouden van examenresultaten;
de afgifte van diploma’s, certificaten, titels en graden;
het kunnen voorzien van informatiestromen zodat we effectief met u kunnen communiceren via post, email en telefoon, met inbegrip van het verzenden van nieuwsbrieven;
…

Het leerproces binnen de hogeschool wordt ondersteund door een krachtige digitale leer- en examenomgeving. Om de werking van deze omgeving optimaal te laten verlopen hebben wij uw persoonsgegevens ook nodig voor de volgende doeleinden:

het aanloggen en uniek identificeren van een persoon in deze omgevingen;
het koppelen van een persoon aan ingediende opdrachten;
het toekennen van punten en feedback;
het opvolgen van het studieproces en de evolutie van een student;
het kunnen voorzien in een communicatie tussen de hogeschool/docent en de student;
het loggen van acties binnen deze omgevingen teneinde disputen te kunnen oplossen, problemen op te sporen of opheldering te geven bij fraudezaken.

In het ruimere kader van de onderwijsadministratie dienen wij ook te zorgen voor de kwaliteit van onze onderwijsactiviteiten. Daarbij worden studenten, alumni, externe deskundigen uit het beroepenveld en internationale deskundigen betrokken in de processen van kwaliteitsbewaking.

De persoonsgegevens die wij ontvangen in het kader van de onderwijs- en studentenadministratie evenals de persoonsgegevens die wij ontvangen vanuit de digitale leer- en examenomgeving en de daaraan gekoppelde platformen, worden tot slot verder verwerkt voor statistische doeleinden, in het bijzonder om ons beleid en het onderwijs te analyseren, en voor wetenschappelijk onderzoek. Deze statistieken en wetenschappelijke onderzoeksprojecten zijn gericht op de analyse en verbetering van ons onderwijs, uw ervaring als student en ons beleid.

3.1.2. Welke categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij verzamelen en verwerken de volgende types van gegevens:

identificatiegegevens (naam, adres, telefoonnummer, identiteitskaartnummer, paspoortnummer, INSZnummer, persoonlijk emailadres…);
persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, geboortedatum, land en –plaats,, burgerlijke staat, nationaliteit,…);
opleiding en vorming (overzicht van de bezochte scholen, aard van de gevolgde cursussen, uw activiteit binnen de digitale leer- en examenomgeving van AP, beoogde diploma’s, examenresultaten, aanwezigheden, beeld- en audiomateriaal dat u oplaadt op onze digitale leer- en examenplatformen, andere informatie die u deelt via inzendingen, reflecties …);
financiële gegevens (bankrekeningnummer);
beroep en betrekking indien u een werkstudent bent;
gegevens betreffende de gezondheid indien dit vereist is voor uw studie en/of stage-activiteiten;
gegevens die mogen worden gebruikt om u te contacteren ingeval van nood (vb. GSMnummer) en gegevens van de door u opgegeven personen die mogen worden gecontacteerd ingeval van nood.

3.2. Studiebegeleiding en studentenvoorzieningen

3.2.1. Wat houdt dit in?

Wij bieden ondersteuning aan bij het studeren of bij opdrachten die u moet afwerken, evenals begeleiding indien u specifieke noden of persoonlijke moeilijkheden heeft. In het kader van onze studieloopbaanbegeleiding, trajectbegeleiding of psychosociale begeleiding, evenals in het kader van onze financiële en sociale ondersteuning, verzamelen en verwerken we uw persoonsgegevens. Zonder uw persoonsgegevens is een begeleiding op maat niet mogelijk. Zo kunnen de door u gevraagde individuele aanpassingen enkel toegekend en optimaal georganiseerd worden indien we over uw persoonsgegevens beschikken.

In het kader van ons ‘Meldpunt Grensoverschrijdend Gedrag’ verzamelen wij persoonsgegevens van alle personen die bij het aangekaarte gedrag betrokken zijn.

3.2.2. Welke categorieën van persoonsgegevens worden verwerkt?

Wij verzamelen en verwerken de volgende types van gegevens, die ook zogenaamde gevoelige gegevens kunnen omvatten:

Identificatiegegevens (naam, adres, telefoonnummer,…);
persoonlijke kenmerken (leeftijd, geslacht, geboortedatum, burgerlijke staat,…);
opleiding en vorming;
migratieachtergrond (nationaliteit);
samenstelling gezin;
gegevens betreffende de gezondheid;
gegevens betreffende filosofischreligieuze opvattingen;
gegevens met betrekking tot seksueel gedrag of seksuele gerichtheid; gegevens betreffende de solvabiliteit (beoordeling van de inkomsten en van het financieel statuut);
leefgewoonten (bijzonderheden betreffende het verbruik van goederen of diensten, gedrag van het individu of zijn familie, …);
vrije tijdsbesteding;
woningkenmerken van het individu of zijn familie;
beroep en betrekking van het individu of zijn familie;

3.3. Cookies op onze website

De websites van AP gebruiken cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen, en soortgelijke technologieën. Meer informatie hieromtrent kan u vinden in onze cookieverklaring.

3.4 Wifi-netwerk van AP

U kan als student gebruik maken van het Wifi-netwerk van AP. Wanneer u dit doet, worden volgende gegevens verzameld: het studentennummer waarmee u zich aanmeldt, het MAC-adres ter identificatie van uw toestel en uw surfgedrag (zoals het type informatie dat u zoekt en de voorkeuren voor bepaalde websites).

Wij verzamelen deze gegevens vanuit het gerechtvaardigd belang om eventueel misbruik van het netwerk te voorkomen. Mochten er illegale activiteiten plaatsvinden vanuit ons wifi-netwerk, dan kunnen we de toegang blokkeren voor het studentennummer waarmee werd aangemeld op het netwerk.

Deze gegevens worden in principe niet met anderen gedeeld, tenzij er op illegale wijze gebruik wordt gemaakt van het netwerk, of daartoe vermoedens. In dat geval kunnen de gegevens worden doorgegeven aan de gerechtelijke overheden en desgevallend onze professionele raadgevers.

4. Vragen wij voor verwerkingen uw toestemming?

Een verwerking van persoonsgegevens kan enkel rechtmatig gebeuren indien deze gebaseerd is op een juridische grondslag. Toestemming is slechts één mogelijke juridische grondslag, naast onder meer (i) de wettelijke verplichting om te verwerken, (ii) de noodzakelijkheid van de verwerking voor de uitvoering van een overeenkomst, (iii) een algemeen belang, en (iv) een gerechtvaardigd belang.

Onze verwerkingen van uw persoonsgegevens, die wij doorvoeren voor de doeleinden vermeld onder punt 3 van deze Verklaring, hebben de volgende grondslagen:

Wij zijn wettelijk verplicht zijn om bepaalde gegevens te verwerken.
Dit is het geval voor de verwerkingen die gebeuren op basis van de verplichtingen die wij hebben als onderwijsinstelling zoals bepaald in de Codex Hoger Onderwijs
Het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van de toetredingsovereenkomst die u als student met ons sluit of om, op uw verzoek, de noodzakelijke stappen te kunnen zetten om tot een overeenkomst met ons te komen.
Wij beschikken over uw uitdrukkelijke en vrije toestemming om uw persoonsgegevens voor een bepaald doel te gebruiken.

Indien wij uw toestemming nodig hebben voor een verwerking, in het bijzonder wanneer gevoelige persoonsgegevens worden ontvangen in het kader van studentenvoorzieningen, studiebegeleiding en/of individuele aanpassingen, zullen wij u hieromtrent om uw specifieke toestemming vragen en dit voorafgaand aan de verwerking.

5. Met welke andere personen delen we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden niet aan andere personen doorgegeven, met uitzondering van de volgende personen:

enkel onze medewerkers die toegang effectief nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, krijgen toegang tot uw gegevens. Deze personen handelen onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid.
uw medestudenten kunnen enkel uw e-mailadres en opleiding opzoeken.
Daarnaast doen wij een ook een beroep op gespecialiseerde externe leveranciers die voor ons bepaalde verwerkingen uitvoeren, zoals IT-diensten, advocaten en gerechtsdeurwaarders. In het bijzonder doen wij, in het kader van onze digitale leer- en examenomgeving, een beroep op externe aanbieders van gespecialiseerde platformen zoals Panopto en Turnitin. Aangezien deze derden in het kader van de door ons gevraagde diensten toegang hebben tot persoonsgegevens, hebben wij technische, organisatorische en contractuele maatregelen genomen om te waarborgen dat uw persoonsgegevens alleen worden verwerkt en gebruikt voor de doeleinden vermeld onder punt 3 van deze Verklaring.
Onder bepaalde voorwaarden kunnen wij aan overheidsinstellingen en openbare besturen, hogeronderwijsinstellingen en externe organisaties (zoals een externe geneeskundige dienst)uw persoonsgegevens bezorgen, maar enkel voor zover dit rechtstreeks gericht is op de studies, in het belang van de studenten en de toegang tot de arbeidsmarkt.
In het kader van stage-activiteiten en/of externe evaluaties (jury, …) bezorgen wij aan de stageplaats en/of de evaluatoren uw persoonsgegevens, maar enkel voor zover dit noodzakelijk is voor deze stageplaats en/of de evaluatie.
Enkel indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, zullen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan politie- en onderzoeksdiensten en het gerecht.

Ook aan de volgende personen kunnen bepaalde gegevens worden doorgegeven, maar enkel indien u daarvoor de toestemming heeft gegeven, zoals

het doorgeven van studieresultaten aan uw secundaire school;
het doorgeven van bepaalde gegevens aan studentenrestaurants (vb. inzake allergenen) en facility managers;
het doorgeven van persoonsgegevens aan de pers.

6. Waar worden de gegevens bewaard en verwerkt?

Uw gegevens zullen niet buiten de EU worden getransporteerd en in ieder geval waken wij erover dat te allen tijde de wettelijke minimum eisen en veiligheidsnormen worden gerespecteerd.

Indien wij voorzien dat uw gegevens buiten de EU zullen worden opgeslagen en bewerkt, dan zullen wij dit expliciet vermelden en ervoor zorgen dat hetzelfde beschermingsniveau wordt gehanteerd als van toepassing binnen de EU.

7. Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

7.1. Algemeen

Wij bewaren uw gegevens enkel zolang als dat nodig is met het oog op de doeleinden waarvoor de gegevens gebruikt worden vermeld onder punt 3 van deze Verklaring.

Omdat de noodzaak om gegevens te bewaren kan variëren per gegevenstype alsook per doeleinde van de verwerking, kunnen de werkelijke bewaringstermijnen aanzienlijk variëren. Zo zal u begrijpen dat wij bepaalde persoonsgegevens een lange tijd bewaren om te garanderen dat u ook op latere leeftijd het bewijs kan leveren van uw diploma (vb. in het kader van uw pensioen).

Wij kunnen u hierbij meedelen dat wij onder meer volgende criteria in acht nemen bij het bepalen van de bewaringstermijnen:

Hoe lang zijn de persoonsgegevens nodig om de gevraagde dienstverlening te kunnen leveren?
Hebben wij een bepaalde specifieke bewaringstermijn vastgesteld en aangekondigd?
Hebben wij toestemming gekregen voor een langere bewaringstermijn?
Hebben wij een wettelijke, contractuele of vergelijkbare verplichting om de gegevens te bewaren?

Zodra uw gegevens niet langer nodig zijn en wij ook geen wettelijke bewaarplicht hebben zullen wij deze definitief verwijderen of, indien dit niet mogelijk is, anoniem maken in onze systemen.

Uw persoonsgegevens zullen wel worden bewaard en gebruikt zolang dit nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om geschillen te beslechten of onze overeenkomsten af te dwingen.

7.2. Contactgegevens van alumni

Enkel indien u hiervoor uw toestemming heeft gegeven, zullen uw contactgegevens na afstuderen worden opgenomen in onze alumnidatabank teneinde u te kunnen informeren over onze activiteiten. U kan uw toestemming op elk ogenblik intrekken.

8. Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden beschouwd als strikt vertrouwelijk. Wij treffen de gepaste technische en organisatorische maatregelen te treffen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige of onwettige toegang of enige andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens.

9. Wat zijn uw rechten en hoe kan u deze uitoefenen?

9.1. Uw rechten

9.1.1. Recht op inzage van uw persoonsgegevens

U heeft steeds recht op toegang tot en inzage van uw persoonsgegeven die door ons worden verwerkt. Wij zullen u in dit kader een kosteloze kopie van deze persoonsgegevens verstrekken indien u hierom verzoekt.

9.1.2. Recht om uw persoonsgegevens te verbeteren

U heeft altijd het recht om foutieve, onvolledige, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of recht te zetten.

Indien u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, kan u om een beperking van de verwerking verzoeken gedurende een periode die ons in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren. Wanneer u het recht op de beperking van de verwerking heeft verkregen, zullen wij, afgezien van het opslaan van de gegevens, geen verrichtingen meer uitvoeren met de desbetreffende persoonsgegevens.

9.1.3.Recht om uw toestemming in te trekken

Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, dan heeft u het recht om deze toestemming op elk ogenblik in te trekken.

9.1.4.Recht om tegen bepaalde verwerkingen bezwaar te maken

Wanneer uw persoonsgegevens verwerkt worden op grond van een gerechtvaardigd of openbaar belang, dan heeft U het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens.

9.1.5.Recht op wissing van uw persoonsgegevens

U heeft het recht om zonder onredelijke vertraging de wissing van uw persoonsgegevens te verkrijgen in de volgende gevallen:

wanneer je gegevens niet langer nodig zijn voor de doeleinden waarvoor zij zijn verzameld of verwerkt; of
wanneer je je toestemming intrekt en geen andere rechtsgrond bestaat voor de verwerking; of
wanneer je bezwaar maakt tegen de verwerking en geen prevalerende dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking bestaan; of
wanneer je gegevens onrechtmatig zijn verwerkt; of
wanneer je gegevens moeten worden gewist vanwege een wettelijke verplichting.

Studieresultaten worden niet gewist. Op deze manier kunnen wij bij verlies van documenten door u, later nog een attest afleveren.

9.1.6.Recht op overdracht van persoonsgegevens

Voor wat betreft de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming of omdat dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst met u, dan kan u ons vragen om uw persoonsgegevens – in een gestructureerde, gangbare en digitale vorm – naar u door te sturen zodat u deze kan opslaan voor persoonlijk (her)gebruik, of om deze persoonsgegevens rechtstreeks door te sturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor ons.

9.1.7. Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming

U wordt door ons niet onderworpen aan een geautomatiseerde individuele besluitvorming, inclusief profilering.

9.2. Hoe uitoefenen?

Om voormelde rechten uit te oefenen kan u een schriftelijke aanvraag richten aan ons op volgende wijze:

per email: gegevensbescherming@ap.be;
schriftelijk naar volgend postadres: Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen, ter attentie van de Data Protection Officer.

Bij de uitoefening van uw recht verzoeken wij u om duidelijk aan te geven op welk recht u zich wenst te beroepen en tegen welke verwerking(en) u zich eventueel verzet of welke toestemming u wenst in te trekken.

10. Hoe kan U vragen of klachten indienen?

Indien u een vraag of klacht heeft over onze verwerking van persoonsgegevens dan kan u contact met ons opnemen via de volgende kanalen:

per email: gegevensbescherming@ap.be;
schriftelijk naar volgend postadres: Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen, ter attentie van de Data Protection Officer.

Indien u niet tevreden bent met ons antwoord, indien u opmerkingen heeft omtrent de uitoefening van uw rechten of indien u meent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens niet in regel zou zijn met de wetgeving, dan heeft u het recht om hierover klacht in te dienen bij Gegevensbeschermingsautoriteit. Alle informatie kan hieromtrent gevonden worden op https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

11. Aanpassingen van deze Verklaring

Deze Verklaring kan door ons worden aangepast of aangevuld indien wij dit nodig achten.

Als er belangrijke wijzigingen worden aangebracht in deze Verklaring, wordt de datum van bijwerking van de verklaring aangepast en zullen wij u hiervan eveneens op de hoogte brengen via de normale informatiekanalen.

Wij moedigen u daarnaast ook aan om periodiek deze Verklaring door te nemen om te weten te komen hoe wij uw persoonsgegevens verwerken en beschermen.