Taakomschrijving
Als administratief teamcoördinator personeelsadministratie sta je, samen met je team, in voor een correcte, efficiënte loon- en personeelsadministratie van meer dan 1800 personeelsleden bij AP Hogeschool. In samenwerking met het departement Onderwijs en het sociaal secretariaat zorg je voor een kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening.
Je staat, onder de verantwoordelijkheid van het diensthoofd HR Operations en in samenwerking met je collega’ s teamcoördinatoren, in voor het coördineren, motiveren en begeleiden van een tof team van personeelsmedewerkers. Je werkt nauw samen met de HR Business Partners om de dagelijkse werking en de dienstverlening van de toegewezen departementen/directies te waarborgen Je bent verantwoordelijk voor de administratieve HR-processen: je rolt binnen jouw team maandelijks een nauwkeurige en correcte loon- en personeelsadministratie (indiensttreding, geboortes, afwezigheden, verlofstelsels, personeelsbegroting, pensioendossiers,…) uit. Je geeft supervisie, coördineert en draagt de verantwoordelijkheid over de dagelijkse, maandelijkse en jaarlijkse terugkerende administratie- en payroll-processen van jouw team.
Je staat onder andere in voor:
• Je begeleidt je team van personeelsmedewerkers, voor een vlotte personeelsadministratie van a tot z in jouw team.
• Je volgt de evoluties binnen de sociaaljuridische regelgeving en zorgt voor de toepassing ervan binnen onze organisatie.
• Je volgt casussen van jouw team op. Je verzamelt gegevens, verwerkt deze en rapporteert hierover aan je diensthoofd HR Operations.
• Je beantwoordt vragen van en geeft advies aan je diensthoofd HR Operations.
• Je werkt mee aan de optimalisatie van administratieve processen en de verdere uitbouw van digitale HR-processen.
• Je zorgt voor een consistente afstemming van werkwijzen binnen je team, met de andere teamcoördinatoren van HRO en de HR Business Partners.
• Je zorgt voor een efficiënte en heldere informatiedoorstroming.
• Je organiseert de opleiding van de medewerkers personeelsadministratie en begeleidt hen in hun verdere ontwikkeling.
• Je volgt de jaarlijkse processen op, maakt planningen, rolt deze uit binnen je team en stuurt bij waar nodig.
• Je springt in waar extra operationele ondersteuning nodig is.
Profiel
• Je hebt bij voorkeur ervaring in het (hoger)onderwijs en/of in het werkveld.
• Je hebt bij voorkeur ervaring in een coördinerende functie
• Jij hebt een hart voor loon- en personeelsadministratie; dat merkt iedereen aan de nauwkeurigheid die je elke dag hanteert.
• Je hebt minimum vijf jaar aan relevante ervaring opgedaan binnen payroll. Hier heb je de basics van bepaalde payroll-softwarepakketten onder de knie gekregen. Ook MS Office (Excel, Word,…) heb je goed in de vingers.
• Verder kan jij je goed uitdrukken; jouw sterke (schriftelijke en mondelinge) communicatieve vaardigheden zorgen ervoor dat je boodschap duidelijk wordt overgebracht.
• Je spreekt vlot Nederlands. Goede kennis van het Engels is een pluspunt.
• Op een open en enthousiaste manier stuur je mensen aan en weet je alle neuzen in dezelfde richting te krijgen.
• Als organisatorische duizendpoot weet je in gevarieerde omstandigheden het hoofd koel te houden. Je kan zeer goed plannen en prioriteiten stellen.
• Je toont persoonlijk leiderschap, je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan en bent in staat tot zelfreflectie.
Aanbod
Onze troeven
• een statutaire aanstelling als ambtenaar, met mogelijkheid tot benoeming
• een loon in functie van je kennis en ervaring met een aantrekkelijk groeipad van barema B21 tot B32
• 45 vakantiedagen
• flexibele werktijden en de mogelijkheid om 2 dagen per week van thuis te werken
• gratis hospitalisatieverzekering (vanaf 70% tewerkstelling)
• volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of
• een fietsvergoeding van 0,231 euro/km
• een laptop (vanaf 50% tewerkstelling) en een internetvergoeding van 20 euro per maand
• talrijke kortingen met je lerarenkaart en via Benefits@work
• een werkplek midden in de bruisende metropool Antwerpen
• een deeltijdse tewerkstelling tot 80% is bespreekbaar
Salaris
Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 5.1 (barema 592 - B21), salarisschaal 5.2 (barema 584 - B22) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link:
https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen
Je kan tot 10 jaar erkenning krijgen van je nuttige beroepservaring.
Je krijgt een aanstelling in een statutair tijdelijk vacant ambt voor 100% ten vroegste vanaf 13-01-2025 voor onbepaalde duur.
Toelatingsvoorwaarden
• Je bent in het bezit van een bachelor of graduaat (of gelijkwaardig door ervaring).
Solliciteer
Plaats van tewerkstelling: campus Lange Nieuwstraat - Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen
Wijze van solliciteren
Tot en met 05-01-2025 kan je uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een NARIC-gelijkwaardigheid van het gevraagde diploma.
Ben je niet in het bezit van het vereiste diploma, maar beschik je wel over een diploma secundair onderwijs en heb je minstens 5 jaar relevante ervaring? Dan kan je - in een latere fase in het selectieproces – aan de hand van een portfolio erkenning krijgen van eerder verworven competenties.
Selectieprocedure
De selectie gebeurt door een selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. Een bijkomende selectieronde en/of proef kan georganiseerd worden.
