Administratief medewerker financiën – 100%

Taakomschrijving

In samenwerking met collega's verzorg je de administratieve ondersteuning en financiële taken binnen het departement Onderwijs en Training (OT). Je bereidt bestellingen voor (offertes opvragen en bespreken met de aanvrager), brengt deze bestellingen in het systeem van de aankoopdienst, volgt bestellingen op, staat in voor communicatie met klanten en verwerkt studenten- en personeelsgegevens (afwezigheden) in de respectievelijke databanken.

Je staat onder andere in voor:

• de verzameling van informatie bij collega's en externe partners; je voert deze gegevens en documenten van studenten en personeel in de daarvoor voorziene ICT-platformen en opvolgingssystemen in (bv. Bamaflex, ProCure). Je klasseert en bewaart de documenten digitaal. Je houdt de gegevens en financiële dossiers up-to-date en je vervolledigt deze waar nodig;
• recurrente taken en de opvolging ervan volgens de vastgelegde maand- en jaarkalender, rekening houdend met de tijdslimieten en planning van OT. Je maakt schriftelijke (financiële) overzichten op en staat in voor de lay-out van allerhande documenten in relatie tot financiën. Je plaatst ook bestellingen van materiaal en diensten en volgt deze op. Je verricht opzoekingswerk in het kader van dossieropbouw of ter ondersteuning van vergaderingen, evenementen of activiteiten;
• het fungeren als aanspreekpunt, via de verschillende communicatiekanalen (e-mail, intranet, website, telefoon), voor vragen m.b.t. de dienstverlening van de (financiële) administratie van OT. Je verwerkt en synthetiseert binnenkomende informatie van collega's en externen volgens de met de leidinggevende afgesproken prioriteitsbepaling, je organiseert afspraken en verwijst door indien nodig. Je woont ook interne werkgroepen bij;
• de ondersteuning bij de voorbereiding en uitvoering van evenementen binnen het departement OT (infomomenten, studiedagen,…)
• de voorbereiding, organisatie en implementatie van de kwaliteitszorg binnen de (financiële) administratie van OT. Je reflecteert kritisch over de eigen werkwijze en de processen van de (financiële) administratie en doet voorstellen tot bijsturing hiervan.

Profiel

• Je hebt bij voorkeur 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie.
• Je hebt een grondige kennis van MS Office.
• Je beschikt over sterke mondelinge en schriftelijke vaardigheden.
• Je besteedt zorg aan de communicatie met en de begeleiding van de aanvragers van aankopen (lectoren) en de studenten die je klanten zijn.
• Je kan zowel zelfstandig als in een team werken.
• Je werkt planmatig, nauwgezet en resultaatgericht.
• Je toont persoonlijk leiderschap, je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan en bent in staat tot zelfreflectie.

Aanbod

Onze troeven
• een statutaire aanstelling
• flexibele werktijden
• volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• een fietsvergoeding van 0,231 euro/km
• een laptop en een internetvergoeding vanaf 20 euro per maand
• talrijke kortingen via Benefits@work
• een werkplek midden in de bruisende metropool Antwerpen
• een deeltijdse tewerkstelling is bespreekbaar

Salaris

Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12) of salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link: https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen

Je krijgt een aanstelling in een statutair tijdelijk ‘niet’ vacant (vervangingsopdracht) ambt voor 100% van 03-03-2025 tot en met 23-06-2025. 

Plaats van tewerkstelling: campus Spoor Noord - Noorderplaats 2, 2000 Antwerpen

Toelatingsvoorwaarden

• Je bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs (of gelijkwaardig door ervaring).

Solliciteer

Wijze van solliciteren
Tot en met 16-02-2025kan je uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een NARIC-gelijkwaardigheid van het gevraagde diploma.

Ben je niet in het bezit van het vereiste diploma, maar heb je minstens 5 jaar relevante ervaring? Dan kan je - in een latere fase in het selectieproces – aan de hand van een portfolio erkenning krijgen van eerder verworven competenties.

Selectieprocedure
De selectie gebeurt door een selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectiegesprek op woensdag 19 februari tussen 13 en 17 uur op campus Spoor Noord Antwerpen. Blokkeer dit tijdstip zeker al in je agenda als je wilt deelnemen aan de selectieprocedure. Een bijkomende selectieronde en/of proef kan georganiseerd worden.

Plaats van tewerkstelling
Campus Spoor Noord - Noorderplaats 2, 2000 Antwerpen.

• solliciteer hier