Taakomschrijving
Je staat, voor de aan jou toegewezen opleidingen, in voor het autonoom uitvoeren van de planning en administratieve taken binnen het administratieve team van het departement. Je houdt hierbij rekening met de geldende afspraken, deadlines, procedures en wetgeving. Je zorgt voor een vlotte en operationele planning van lessen- en examenroosters: zo draag je bij tot een kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening aan studenten en het onderwijzend personeel. Je staat ook in voor de communicatie over de planning naar de betrokken collega's en studenten.
Je staat onder andere in voor:
• de opmaak van de lessen- en examenroosters van het departement met behulp van het softwareprogramma Untis. Je verzamelt de noodzakelijke informatie bij de opleidingshoofden en maakt op basis hiervan een planning op, rekening houdend met de relevante parameters (vb. inhoud van het vak, presentatiemogelijkheden, grootte van lokalen, maximum bezetting per les). Omwille van pieken in de werklast en de organisatie van dag- en avondprogramma’s is een flexibele inzetbaarheid gewenst.
• het opvolgen van casussen i.v.m. de roosters en lokalen binnen het departement, om een optimale dienstverlening aan te bieden aan interne (bv. studenten en onderwijzend personeel) en externe (bv. leden van de Associatie Universiteiten en Hogescholen Antwerpen, bedrijven, verenigingen) belanghebbenden. Je verkent de mogelijkheden m.b.t. maatschappelijke dienstverlening aan derden vanuit de campus Ellermanstraat of Meistraat (vb. het gebruik van de aula's door externe instanties).
• het geven van informatie aan en beantwoorden van vragen van studenten, onderwijzend personeel en collega's m.b.t. de planning van lessen en examens.
• het initiëren, stimuleren en uitdragen van kwaliteitsvol denken en handelen.
Vanuit jouw expertise draag je bij aan het continu verbeteren van de processen binnen het roosterteam.
Profiel
• Je hebt bij voorkeur ervaring in het (hoger)onderwijs en/of in het werkveld.
• Je beschikt over een uitstekende kennis van Excel.
• Je hebt bij voorkeur kennis van Access of andere databases.
• Je hebt bij voorkeur ervaring met de softwareprogramma’s Untis en BaMaFlex.
• Je werkt planmatig, gestructureerd en resultaatgericht.
• Je kan onverwachte situaties (bv. verplaatsing van lessen, technische problemen in een lokaal) opvangen en verwerken.
• Je bent stressbestendig en gaat steeds nauwkeurig tewerk.
• Je bent in staat gerichte vragen te stellen aan gesprekspartners (o.a. opleidingshoofden, onderwijzend personeel, studenten en collega's) en werkt steeds klantgericht.
• Je beschikt over sterke communicatieve vaardigheden en kan zowel in team, als zelfstandig werken.
• Je kan je opdracht flexibel inplannen over het academiejaar.
Aanbod
Onze troeven
• een statutaire aanstelling met mogelijkheid tot benoeming
• een loon in functie van je kennis en ervaring met een aantrekkelijk groeipad van barema B21 tot B32
• een mooi pakket vakantiedagen
• flexibele werktijden
• volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer
• een fietsvergoeding van 0,231 euro/km
• een laptop (vanaf 50% tewerkstelling) en een internetvergoeding vanaf 20 euro per maand
• talrijke kortingen met je lerarenkaart en via Benefits@work
• een werkplek midden in de bruisende metropool Antwerpen
Salaris
Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 5.1 (
barema 592 - B21), salarisschaal 5.2 (
barema 584 - B22) van de AP Hogeschool. Je kan tot 10 jaar erkenning krijgen van je nuttige beroepservaring.
Je krijgt een aanstelling in een statutair tijdelijk vacant ambt voor 50% ten vroegste vanaf 01-04-2025 en voor onbepaalde duur.
Plaats van tewerkstelling
Campus Spoor Noord - Ellermanstraat 33, 2060 Antwerpen.
Toelatingsvoorwaarden
• Je bent in het bezit van een master, bachelor of graduaat (of gelijkwaardig door ervaring).
Solliciteer
Wijze van solliciteren
Tot en met 09-03-2025 kan je uitsluitend via
http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een
NARIC-gelijkwaardigheid van het gevraagde diploma.
Ben je niet in het bezit van het vereiste diploma, maar beschik je wel over een diploma secundair onderwijs en heb je minstens 5 jaar relevante ervaring? Dan kan je - in een latere fase in het selectieproces – aan de hand van een portfolio erkenning krijgen van eerder verworven competenties.
Selectieprocedure
De selectie gebeurt door een selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor het selectiegesprek op
vrijdag 14 maart 2025 tussen 13 en 17 uur. Gelieve deze datum alvast in je agenda te noteren. Een bijkomende selectieronde en/of proef kan georganiseerd worden.
