Taakomschrijving
Als financieel administratief medewerker ondersteun je de financiële werking van de Academie voor Schone Kunsten door het zelfstandig uitvoeren van administratieve en logistieke activiteiten binnen vastgelegde afspraken, procedures en/of wetgeving, om zo bij te dragen aan een vlotte en operationele werking van de processen en een kwaliteitsvolle en efficiënte dienstverlening.
Je staat onder andere in voor:
- Je verwerkt de bestellingen van materiaal en diensten, de aanvragen van de medewerkers en studenten voor de terugbetaling van diverse kosten en de aanvragen voor de betalingen van diverse prestaties (gastdocenten, juryleden, modellen);
- Je verzamelt de nodige informatie, intern (bij de medewerkers, studenten, juryleden, modellen) en extern (bij andere diensten, leveranciers, andere instanties);
- Je voert de gegevens en documenten van bestellingen, leveringen en schuldvorderingen in de daarvoor voorziene databanken en ICT-platformen;
- Je klasseert en bewaart de documenten;
- Je houdt de gegevens en financiële dossiers up-to-date en vervolledigt deze waar nodig;
- Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor vragen over bestellingen, terugbetalingen, facturatie en betalingen;
- Je verwerkt inkomende en uitgaande correspondentie, zowel digitaal als fysiek, volgens de met de leidinggevende afgesproken prioriteitsbepaling;
- Je staat interne (medewerkers, studenten, juryleden, modellen) en externe (andere diensten, leveranciers, andere instanties) klanten professioneel en vriendelijk te woord;
- Je helpt hen snel en doeltreffend verder en verwijst, indien nodig, door naar de juiste diensten of instanties;
- Je werkt mee aan de voorbereiding, organisatie en implementatie van kwaliteitszorg binnen de financiële dienst;
- Je volgt de evoluties en ontwikkelingen binnen de Academie op;
- Je reflecteert kritisch over de eigen werkwijze en de processen en formuleert voorstellen tot bijsturing ervan;
- Je wisselt ervaringen en kennis uit met collega's en neemt deel aan interne en externe opleidingen en overlegmomenten;
- Je werkt handleidingen en werkdocumenten regelmatig bij om essentiële aspecten van de werking te verduidelijken en vast te leggen;
- Je werkt nauw samen met de andere medewerkers van de Academie, van de directie personeel en de directie financiën.
Profiel
- Je hebt bij voorkeur ervaring in het (hoger)onderwijs en/of in het werkveld.
- Je beschikt over uitstekende ICT-vaardigheden, met vooral een uitstekende kennis van Excel en Outlook. Ervaring met het budgetbeheersysteem ProCure is een pluspunt.
- Je kan vlot om met cijfers en werkt zeer nauwkeurig, efficiënt en resultaatsgericht: je gaat gestructureerd en planmatig te werk en hebt voldoende aandacht voor detail.
- Je communiceert vlot en verzorgd, zowel mondeling als schriftelijk en dit zowel in het Nederlands als in het Engels. Je communiceert op een open, positieve en verbindende manier en houdt daarbij rekening met je gesprekspartner.
- Je werkt steeds klantgericht: je hebt inzicht in de behoeften van de klant (studenten, lesgevers, onderzoekers, leveranciers, bezoekers …) en de organisatie en weet deze klantbehoeften te vervullen waardoor er klanttevredenheid ontstaat. Je kan collega's en bezoekers steeds op een vriendelijke, efficiënte en kwalitatieve manier te woord staan en ondersteunen.
- Je bent flexibel ingesteld zowel naar taakinhoud als naar inzet: je kan snel tussen taken schakelen.
- Je bent occasioneel ook 's avonds en op zaterdag beschikbaar (bijvoorbeeld bij infomomenten).
- Je toont persoonlijk leiderschap, je neemt verantwoordelijkheid voor je werk en loopbaan en bent in staat tot zelfreflectie.
Aanbod
Onze troeven
- een loon in functie van je kennis en ervaring met een aantrekkelijk groeipad van barema C12 tot C22
- 45 vakantiedagen
- flexibele werktijden
- gratis hospitalisatieverzekering (vanaf 70% tewerkstelling)
- volledige terugbetaling van je woon-werkverkeer met het openbaar vervoer of
- een fietsvergoeding van 0,231 euro/km
- een laptop (vanaf 50% tewerkstelling) en een internetvergoeding vanaf 20 euro per maand
- talrijke kortingen met je lerarenkaart en via Benefits@work
- een werkplek midden in de bruisende metropool Antwerpen
Salaris
Je ontvangt een loon in functie van je kwalificaties en ervaring binnen de loonrange salarisschaal 3.1 (barema 578 - C12), salarisschaal 3.2 (barema 579 - C21) van de AP Hogeschool. Je vindt de barema's terug via volgende link:
https://onderwijs.vlaanderen.be/nl/salarisschalen-administratief-en-technisch-personeel-hogescholen
Je kan tot 10 jaar erkenning krijgen van je nuttige beroepservaring.
Je wordt contractueel tewerkgesteld voor 80% ten vroegste vanaf 05-05-2025.
Toelatingsvoorwaarden
- Je bent in het bezit van een diploma secundair onderwijs (of gelijkwaardig door ervaring), bij voorkeur in boekhouding.
Solliciteer
Plaats van tewerkstelling: campus Mutsaard - Mutsaardstraat 31, 2000 Antwerpen
Wijze van solliciteren
Tot en met 13-04-2025 kan je uitsluitend via http://vacatures.ap.be/ kandideren. Je kandidaatstelling bevat een gemotiveerde brief, een uitgebreid CV, een kopie van het gevraagde diploma en, indien van toepassing, een NARIC-gelijkwaardigheid van het gevraagde diploma.
Ben je niet in het bezit van het vereiste diploma, maar heb je minstens 5 jaar relevante ervaring? Dan kan je - in een latere fase in het selectieproces – aan de hand van een portfolio erkenning krijgen van eerder verworven competenties.
Selectieprocedure
De selectie gebeurt door een selectiecommissie. Op basis van de ingezonden kandidaturen beslist deze commissie welke kandidaten worden uitgenodigd voor een selectiegesprek. Een bijkomende selectieronde en/of proef kan georganiseerd worden.
