Privacyverklaring Veiligheidsinstituut

1. Wie zijn wij? 

1.1 Het Veiligheidsinstituut 

Het Veiligheidsinstituut is een toonaangevend kennis- en doecentrum met betrekking tot welzijn op het werk én veiligheid thuis. Wij maken deel uit van de Artesis Plantijn Hogeschool Antwerpen (“AP”).

Met deze verklaring (“Verklaring”) willen wij u informeren over het waarom en de wijze waarop uw persoonsgegevens worden verzameld en verwerkt door het Veiligheidsinstituut. AP, een publiekrechtelijke rechtspersoon naar Belgisch recht met zetel te Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen, met ondernemingsnummer 0535.880.359 (hierna “wij” genoemd), treedt daarbij op als verantwoordelijke voor de verwerkingen van uw persoonsgegevens.

Wij zijn verantwoordelijk voor de verwerking van de persoonsgegevens die door ons worden opgevraagd en gebruikt. Als verwerkingsverantwoordelijke nemen wij de maatregelen die waarborgen dat u (i) geïnformeerd blijft over onze verwerkingen van uw persoonsgegevens, (ii) de controle behoudt over de persoonsgegevens die wij verwerken, en (iii) uw rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens kan uitoefenen. 

1.2 Functionaris voor de gegevensbescherming (DPO)

Wij hebben een functionaris voor gegevensbescherming (DPO) aangeduid. Dit is een expert inzake de bescherming van persoonsgegevens die een extra waarborg biedt voor de correcte verwerking van uw persoonsgegevens door ons. U kan de DPO contacteren via de kanalen vermeld in deze Verklaring (“Hoe kan U vragen of klachten indienen?”). 

2. Welke gegevens verzamelen wij over u?

Onder “persoonsgegevens” verstaan wij alle informatie die naar een bepaalde levende natuurlijke persoon verwijst. Afhankelijk van het doeleinde van de verwerking verwerken wij verschillende types van persoonsgegevens. Onder punt 3 kan u hieromtrent meer informatie terugvinden.

Het is niet onze intentie om zogenaamde ‘gevoelige persoonsgegevens’ te verwerken, zoals persoonsgegevens waaruit ras of etnische afkomst, religieuze of levensbeschouwelijke overtuigingen blijken of gegevens over gezondheid. 

3. Voor welke doeleinden verwerken we uw persoonsgegevens?

Afhankelijk van het doeleinde van de verwerking verwerken wij verschillende types van persoonsgegevens. Daarbij kunnen uw persoonsgegevens enkel rechtmatig door ons worden gebruikt en verwerkt indien aan één van de volgende voorwaarden is voldaan:

• wij beschikken over uw uitdrukkelijke en vrije toestemming om uw persoonsgegevens voor een bepaald doel te gebruiken.
• het gebruik van uw persoonsgegevens is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst die u met ons heeft gesloten of om, op uw verzoek, de noodzakelijke stappen te kunnen zetten om tot een overeenkomst met ons te komen.
• het gebruik van Uw persoonsgegevens noodzakelijk is voor de behartiging van onze gerechtvaardigde belangen, in de mate dat dit opweegt tegen Uw belangen en rechten.
• wij kunnen wettelijk verplicht zijn om bepaalde gegevens te verwerken, en in het bijzonder door te geven naar de betrokken overheden.

Hieronder kan u de verschillende doeleinden vinden waarvoor wij uw persoonsgegevens verwerken, evenals de juridische grondslag waarop deze verwerkingen gebaseerd zijn:

3.1 Informatie en communicatie

Wat houdt dit doel in?

Wij wensen u te kunnen informeren over onze opleidingen, evenementen, diensten of relevante nieuwsberichten.

Dat kan door u in te schrijven op onze nieuwsbrief, waarbij u ons de toestemming geeft om communicatie te ontvangen. Als u reeds een bestaande relatie met ons heeft, dan kan u ook informatie en communicatie van ons ontvangen zonder dat u toestemming dient te geven. Wij baseren ons hiervoor op ons gerechtvaardigd belang.

Indien u geen communicatie wenst, maak dan gebruik van uw recht van verzet tegen direct marketing, zoals verderop vermeld in deze Verklaring (“Wat zijn uw rechten en hoe kan u deze uitoefenen ?”).

Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

Uw contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres, …) alsook gegevens in verband met uw interessedomeinen.

3.2 Deelname aan opleidingen en examens

Wat houdt dit doel in?

Wij verwerken uw persoonsgegevens wanneer u zich inschrijft voor en deelneemt aan onze opleidingen en activiteiten, zoals de opleidingen preventieadviseur, de VCA-examens en de groepsbezoeken aan de interactieve belevingsruimte. Deze verwerkingen zijn noodzakelijk om onze verbintenissen en/of overeenkomst met u te kunnen nakomen. 

Bepaalde opleidingen worden ondersteund door een digitale leer- en examenomgeving. Om de werking van deze omgeving optimaal te laten verlopen hebben wij uw persoonsgegevens ook nodig doeleinden zoals het aanloggen en uniek identificeren van een persoon in deze omgevingen.

Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

Uw contactgegevens (naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, …), uw identificatiegegevens (geboorteplaats, adres), uw facturatiegegevens (hoedanigheid, bedrijf, btw-nummer, …), uw gegevens betreffende de toegang tot de digitale leeromgeving (inloggegevens, …), uw rijksregisternummer, gegevens met betrekking tot de opleiding (aanwezigheden, punten, …), uw handtekening (bij deelname VCA-examens), en gegevens omtrent examens (soort examen, tijdstip, …).

3.3 Bestellingen van publicaties

Wat houdt dit doel in?

Wij verwerken uw persoonsgegevens wanneer u publicaties bestelt die door ons worden aangeboden. Deze verwerkingen zijn noodzakelijk om onze verbintenissen en/of overeenkomst met u te kunnen nakomen, te weten om uw bestelling te kunnen verwerken.

Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

Uw contactgegevens (naam, voornaam, e-mailadres, telefoonnummer, …), uw facturatiegegevens (hoedanigheid, bedrijf, btw-nummer, …)

3.4 Vragen aan het Informatiecentrum

Wat houdt dit doel in?

Wij verwerken uw persoonsgegevens wanneer u vragen stelt aan het Informatiecentrum. In het kader van de behandeling van vragen aan het Informatiecentrum kunnen bepaalde vragen geselecteerd worden voor BLIKOPENER en in het platform van VLAIO geplaatst. Daarbij worden bepaalde persoonsgegevens doorgegeven aan BLIKOPENER. Deze verwerkingen zijn noodzakelijk om uw vraag te kunnen beantwoorden, en zijn – waar vereist – gebaseerd op uw toestemming.

Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

Uw contactgegevens (naam, voornaam, e-mailadres, GSM, …), uw professionele gegevens (functie, bedrijf), uw bedrijfsgegevens (KBO, adres, bedrijfsgrootte, NACE, …)

3.5 De werking van onze organisatie

Wat houdt dit doel in?

Wij verwerken persoonsgegevens ter ondersteuning van de goede werking van onze organisatie. Zo worden persoonsgegevens in verschillende situaties verwerkt:

• Persoonsgegevens kunnen als bewijs dienen (archieven);
• Persoonsgegevens kunnen gebruikt worden voor de vaststelling, uitoefening, verdediging en vrijwaring van onze rechten van of de personen die ons eventueel vertegenwoordigen, bijvoorbeeld bij geschillen;
• Persoonsgegevens kunnen gebruikt worden voor het bestuur, (risico)beheer en controle van onze organisatie, zoals klachtenmanagement, interne en externe audit;
• Persoonsgegevens kunnen gebruikt worden voor het ondersteunen, verbeteren en vereenvoudigen van onze diensten, bijvoorbeeld voor het aanleggen en beheren van een klantenbestand, voor het opmaken van (statistische) analyses, voor het vragen en verwerken van feedback,…

Voor deze verwerkingen steunen wij ons op ons gerechtvaardigd belang. Dit gebeurt enkel nadat wij de afweging hebben gemaakt dat in elk geval het evenwicht tussen onze gerechtvaardigde belangen en de eventuele impact daarvan op uw privacy niet wordt verstoord.

Indien u toch bezwaren heeft tegen deze verwerkingen, dan kan u uw recht van bezwaar uitoefenen, zoals vermeld deze Verklaring.

Welke persoonsgegevens verwerken wij hiervoor?

Wij verzamelen en verwerken hiervoor uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en adres.

3.6    Wettelijke verplichtingen

Wij zullen ook die persoonsgegevens verzamelen en verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor het kunnen naleven van onze wettelijke verplichtingen (bijvoorbeeld: voldoen aan uw verzoek tot uitoefening van de rechten op uw persoonsgegevens, boekhoudkundige verplichtingen, …)

3.7    Wifi-netwerk van AP

Wanneer u gebruik maakt van het Wifi-netwerk van AP, worden volgende gegevens verzameld: het nummer waarmee u zich aanmeldt, het MAC-adres ter identificatie van uw toestel en uw surfgedrag (zoals het type informatie dat u zoekt en de voorkeuren voor bepaalde websites).

Wij verzamelen deze gegevens vanuit het gerechtvaardigd belang om eventueel misbruik van het netwerk te voorkomen. Mochten er illegale activiteiten plaatsvinden vanuit ons wifi-netwerk, dan kunnen we de toegang blokkeren.

Deze gegevens worden in principe niet met anderen gedeeld, tenzij er op illegale wijze gebruik wordt gemaakt van het netwerk, of daartoe vermoedens. In dat geval kunnen de gegevens worden doorgegeven aan de gerechtelijke overheden en desgevallend onze professionele raadgevers.

3.8    Cookies op onze website

Onze websites gebruiken cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen, en soortgelijke technologieën. Meer informatie hieromtrent kan u vinden in onze cookieverklaring die terug te vinden is op de betrokken websites.

4.    Met welke andere personen delen we uw persoonsgegevens?

Uw persoonsgegevens worden niet aan andere personen doorgegeven, met uitzondering van de volgende personen:

• enkel onze werknemers die toegang effectief nodig hebben voor de uitoefening van hun taken, krijgen toegang tot uw gegevens.  Deze personen handelen onder ons toezicht en onze verantwoordelijkheid. 
• wij doen een beroep op gespecialiseerde externe leveranciers die voor ons bepaalde verwerkingen uitvoeren, zoals IT-diensten, lesgevers en andere partners bij de organisatie van de opleidingen. Aangezien deze derden in het kader van de door ons gevraagde diensten toegang hebben tot persoonsgegevens, hebben wij technische, organisatorische en contractuele maatregelen genomen om te waarborgen dat uw persoonsgegevens alleen worden verwerkt en gebruikt voor de doeleinden vermeld in deze Verklaring.
• indien uw inschrijving voor onze opleidingen kadert binnen het Vlaams Opleidingsverlof (VOV) en de KMO-portefeuille kunnen gegevens gedeeld worden met de Vlaamse Overheid. 
• in het kader van vragen aan ons Informatiecentrum kunnen bepaalde gegevens worden gedeeld met de Vlaamse Overheid (VLAIO) geplaatst, in de mate dat deze vragen geselecteerd worden voor BLIKOPENER.
• enkel indien wij hiertoe wettelijk verplicht zijn, zullen uw persoonsgegevens worden verstrekt aan politie- en onderzoeksdiensten en het gerecht.
• indien u deelneemt aan specifieke evenementen die extern gefinancierd zijn, kunnen wij verplicht zijn om deelnemerslijsten, waarop in voorkomend geval persoonsgegevens vermeld zijn, met het financieringskanaal te delen. Dit gebeurt evenwel enkel met het oog op de bewijsvoering van het aantal deelnemers aan het evenement. 

5.    Waar worden de gegevens bewaard en verwerkt?

Uw gegevens zullen niet buiten de EU worden getransporteerd en in ieder geval waken wij erover dat te allen tijde de wettelijke minimum eisen en veiligheidsnormen worden gerespecteerd. 

Indien wij voorzien dat uw gegevens buiten de EU zullen worden opgeslagen en bewerkt, dan zullen wij dit expliciet vermelden en ervoor zorgen dat hetzelfde beschermingsniveau wordt gehanteerd als van toepassing binnen de EU.

6.    Hoe lang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren uw gegevens enkel zolang als dat nodig is met het oog op de doeleinden waarvoor de gegevens gebruikt worden vermeld in deze Verklaring (“Voor welke doeleinden verwerken we uw persoonsgegevens?”). 

Omdat de noodzaak om gegevens te bewaren kan variëren per gegevenstype alsook per doeleinde van de verwerking, kunnen de werkelijke bewaringstermijnen aanzienlijk variëren. Wij kunnen u hierbij meedelen dat wij onder meer volgende criteria in acht nemen bij het bepalen van de bewaringstermijnen: 

• Hoe lang zijn de persoonsgegevens nodig om de gevraagde dienstverlening te kunnen leveren?
• Hebben wij een bepaalde specifieke bewaringstermijn vastgesteld en aangekondigd?
• Hebben wij toestemming gekregen voor een langere bewaringstermijn?
• Hebben wij een wettelijke, contractuele of vergelijkbare verplichting om de gegevens te bewaren?
• Zodra uw gegevens niet langer nodig zijn en wij ook geen wettelijke bewaarplicht hebben zullen wij deze definitief verwijderen of, indien dit niet mogelijk is, anoniem maken in onze systemen.

Uw persoonsgegevens zullen wel worden bewaard en gebruikt zolang dit nodig is om te voldoen aan onze wettelijke verplichtingen, om geschillen te beslechten of onze overeenkomsten af te dwingen.

7.    Hoe beveiligen we uw persoonsgegevens?

Wij treffen de gepaste technische en organisatorische maatregelen te treffen om de verstrekte en verzamelde persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, onbedoelde wijziging, beschadiging, toevallige of onwettige toegang of enige andere ongeoorloofde verwerking van persoonsgegevens. 

8.    Wat zijn uw rechten en hoe kan u deze uitoefenen?

8.1    Uw rechten

8.1.1    Recht op inzage van uw persoonsgegevens

U heeft steeds recht op toegang tot en inzage van w persoonsgegeven die door ons worden verwerkt. Wij zullen u in dit kader een kosteloze kopie van deze persoonsgegevens verstrekken indien u hierom verzoekt.

8.1.2    Recht om uw persoonsgegevens te verbeteren

U heeft altijd het recht om foutieve, onvolledige, ongepaste of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of recht te zetten. 

8.1.3    Recht om uw toestemming in te trekken

Wanneer de verwerking gebaseerd is op uw toestemming, dan heeft u het recht om deze toestemming op elk ogenblik in te trekken. 

8.1.4    Recht om tegen bepaalde verwerkingen bezwaar te maken

Wanneer uw persoonsgegevens verwerkt worden op grond van een gerechtvaardigd belang, dan heeft u het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens ingeval van redenen die met uw specifieke situatie verband houden. 

Voor bezwaar tegen direct marketing: zie hieronder.

8.1.5    Recht van bezwaar tegen direct marketing 

U heeft het recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van uw gegevens voor direct marketingdoeleinden, als u dergelijke mededelingen niet (meer) van ons wilt ontvangen. In dit geval zullen wij uw gegevens niet meer verwerken voor direct marketingdoeleinden. Uw aanvraag zal zo snel mogelijk worden uitgevoerd.

Wij vestigen uw aandacht op het feit dat uw uitoefening van het recht van bezwaar niet verhindert dat wij u in voorkomend geval contacteren voor enig ander doel, met inbegrip van de uitvoering van het contract, in overeenstemming met deze Verklaring.

8.1.6    Recht op wissen van uw persoonsgegevens

U heeft een recht op wissen van uw persoonsgegevens. Op basis hiervan kan u, wanneer u niet langer een relatie wenst met ons, ons vragen om te stoppen met het gebruiken van uw persoonsgegevens. Wij kunnen echter wel persoonsgegevens bijhouden die voor bewijsdoeleinden vereist zijn. 

Onder dit verwijderingsrecht heeft u ook het recht om ons te allen tijde te vragen om te stoppen met het gebruik van uw persoonsgegevens die zijn verwerkt op basis van uw toestemming of ons gerechtvaardigde belang. Vanwege gerechtvaardigde belangen kunnen wij uw persoonsgegevens alsnog blijven verwerken na een afweging van uw belangen met die van ons, tenzij u besluit om de relatie met ons te beëindigen.

8.1.7    Recht op overdracht van persoonsgegevens

Voor wat betreft de verwerking van uw persoonsgegevens op basis van uw toestemming of omdat dit noodzakelijk is voor levering van de gevraagde producten of diensten, dan kan u ons vragen om uw persoonsgegevens – in een gestructureerde, gangbare en digitale vorm – naar u door te sturen zodat u deze kan opslaan voor persoonlijk (her)gebruik, of om deze persoonsgegevens rechtstreeks door te sturen naar een andere gegevensverwerkingsverantwoordelijke, voor zover dit technisch mogelijk is voor ons.

8.1.8    Recht om niet te worden onderworpen aan geautomatiseerde besluitvorming

U wordt door ons niet onderworpen aan een geautomatiseerde individuele besluitvorming, inclusief profilering.

8.2    Hoe uw rechten uitoefenen?

Om voormelde rechten uit te oefenen kan u een schriftelijke aanvraag richten aan ons op volgende wijze:

• per e-mail: gegevensbescherming@ap.be;
• schriftelijk naar volgend postadres: Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen, ter attentie van de Data Protection Officer.

Bij de uitoefening van uw recht verzoeken wij u om duidelijk aan te geven op welk recht u zich wenst te beroepen en tegen welke verwerking(en) u zich eventueel verzet of welke toestemming u wenst in te trekken. 

9.    Hoe kan U vragen of klachten indienen?

Indien u een vraag of klacht heeft over onze verwerking van persoonsgegevens dan kan u contact met ons opnemen via de volgende kanalen:

• per e-mail: gegevensbescherming@ap.be;
• schriftelijk naar volgend postadres: Lange Nieuwstraat 101, 2000 Antwerpen, ter attentie van de Data Protection Officer.

Indien u niet tevreden bent met ons antwoord, indien u opmerkingen heeft omtrent de uitoefening van uw rechten of indien u meent dat onze verwerking van uw persoonsgegevens niet in regel zou zijn met de wetgeving, dan heeft u het recht om hierover klacht in te dienen bij Gegevensbeschermingsautoriteit. Alle informatie kan hieromtrent gevonden worden op https://www.gegevensbeschermingsautoriteit.be/.  

10.    Aanpassingen van deze Verklaring 

Deze Verklaring kan door ons worden aangepast of aangevuld indien wij dit nodig achten. 

Indien er belangrijke wijzigingen worden aangebracht in deze Verklaring, wordt de datum van bijwerking van de verklaring aangepast en zullen wij u hiervan eveneens op de hoogte brengen via de normale informatiekanalen.