Rond 1920 zagen de eerste landschapskantoren het licht om toezicht te kunnen houden op de werknemers. Rond 1960 was er eerder een heropleving vanuit het gelijkheidsprincipe dat de werknemers gelijkstelde aan de leidinggevenden en een toenemende vraag naar flexibiliteit. Vandaag werkt naast deze eerdere principes ook de kostenbesparende gedachte door in de keuze van een landschapskantoor. De gedachte is hier dat men immers heel wat aan dure oppervlakte bespaart.
Lawaai en gebrek aan privacy zijn de grootste ergernissen in een landschapskantoor. Het korte ziekteverzuim ligt daardoor een stuk hoger. Bij vrouwen is het langdurig verzuim zelfs meer dan dubbel zo hoog. Landschapskantoren zijn doorgaans nefast voor de concentratie en het welbevinden van de werknemers. Dat bevestigt een literatuurstudie van wetenschappelijke artikels, allemaal verschenen tussen 2000 en 2017. Enige nuance is hier echter op zijn plaats.
Om te beginnen: vanaf hoeveel werkplekken samen is een kantoor een landschapskantoor? Het lijkt duidelijk dat het gaat over een aantal bureaus die samen in een open ruimte staan. Er is echter een wezenlijk verschil tussen een ruimte waar 6 bureaus samen staan en één waar er 20 staan. Als plekken verder uit elkaar staan, zullen de negatieve elementen die men associeert met een open omgeving uiteraard minder uitgesproken zijn dan dat ze dichter zouden staan: 4 bureaus op 20m2 is iets heel anders dan evenveel bureaus op 200m2.
Beïnvloedt de inrichting van een werkplek de gezondheid van werknemers? Met die vraag doken Nieuw-Zeelandse onderzoekers in wetenschappelijke artikels van de voorbije zeventien jaar. Daaruit selecteerden ze uiteindelijk vijftien studies die de ervaringen van werknemers vergeleken. De ene groep werkte in landschapskantoren, de andere had een individuele ruimte ter beschikking.
De conclusie van deze artikels was zeer gelijkaardig: landschapskantoren zijn ongezonder en nadeliger dan individuele werkruimtes. En dat voor zowel het welbevinden als de productiviteit van de werknemers.
Er is dan ook een duidelijk verband tussen kortdurend ziekteverzuim en àlle types van landschapskantoren. Dat betekent dat vanaf meer dan vier mensen samen zitten in een ruimte, ze vaker en meer dagen ziek thuis zullen blijven.
Langdurig ziekteverzuim betekent dat men langer dan één maand afwezig is. Bij vrouwen is dit dubbel zo groot in grote landschapskantoren (dat is wanneer meer dan 24 mensen samen in een ruimte zitten). Deze afwezigheden hebben te maken met een opgestapelde fysieke en/of mentale belasting die kan resulteren in lichamelijke klachten en/of stress gerelateerde problemen.
In landschapskantoren daalt de face-to-face communicatie drastisch. Tegelijkertijd is er wel een stijging van het e-mailverkeer en het aantal chats tussen collega's. Mensen mailen er dus meer met elkaar dan dat ze met elkaar praten.
Here’s proof that open office layouts don’t work, and how to fix them (PBS NewsHour):
Ook worden hier minder persoonlijke en confidentiële gesprekken gevoerd. Voorstanders halen steevast aan dat open kantoren goed zijn voor de samenwerking en communicatie tussen collega's, maar nu blijkt dat er juist minder persoonlijke en confidentiële gesprekken gevoerd worden. Daarnaast wordt er minder feedback gegeven. Kortom, de communicatie daalt. Maar ook de kwaliteit van de communicatie en samenwerking ervaren werknemers als lager. Daardoor daalt dan weer de effectiviteit van samenwerken.
Nochtans zou het toch makkelijker moeten zijn om gesprekken te voeren in een ruimte waar mensen dicht bij elkaar zitten? De fysieke barrières zijn misschien wel weg, maar in ruil komen er andere problemen. De muren weghalen, betekent dat de privacy van gesprekken daalt. Omdat andere collega's kunnen meeluisteren, ga je minder vertrouwelijke gesprekken voeren. Je durft anderen ook minder storen. Bovendien zal je niet zo snel een babbeltje slaan of een samenwerking bespreken als je weet dat je daarmee het werk van andere collega's verhindert.
Werkgevers kiezen dikwijls voor landschapskantoren uit budgettaire overwegingen. Het loont echter de moeite om dat voordeel op korte termijn af te wegen tegenover de nadelen op lange termijn.
Eerder werd al aangetoond dat een onaangepaste inrichting van de werkplek leidt tot ontevreden werknemers. Daardoor worden ze vaker ziek, zijn ze vaker afwezig en zijn ze minder productief dan werknemers die zich tijdens de werkuren wèl in hun sas voelen.
Werknemers verliezen gemiddeld 1,5 uur per dag aan productiviteit door de afleiding van de omgeving. Bovendien is een langdurige focus essentieel voor kenniswerkers. Een landschapskantoor is daarbij niet echt een geschikte omgeving. In open ruimtes zou het welzijn met 32% en de productiviteit met 15% dalen. Een rondvraag bij 10.000 werknemers toonde aan dat 95% nood had aan een privéruimte om productief te zijn. Daarvan beweerde slechts 41% dat dit in hun kantooromgeving mogelijk is. Veel te weinig dus.
Werkgevers die met een open vloer denken te besparen, schieten daarom op termijn meestal in hun eigen voet.
Landschapskantoren zijn ideaal voor collega’s die op hetzelfde ogenblik aan hetzelfde project werken. Maar ze zijn af te raden voor werknemers die zich ieder individueel op hun taak moeten concentreren.
De grootste boosdoener is het achtergrondlawaai. De ene persoon kan al wat meer verdragen dan de andere, maar voor de gemiddelde werknemer is 35 decibel de bovengrens. Dat ligt ergens tussen gefluister en het geluid van een kabbelend beekje. Ook de aard van het achtergrondgeluid is belangrijk. Zo is het achtergrondgeluid in een rustig café vaak minder storend voor de concentratie dan het overleg tussen collega's enkele bureaus verder.
Naast lawaai zijn ook verlichting en klimaat werkplek gebonden factoren die men moeilijk goed kan krijgen voor zo’n grote groep mensen.
De menselijke spraak staat met stip op nummer één in de lijst van irritaties in een landschapskantoor, gevolgd door temperatuur, luchtkwaliteit en verlichting.
Lawaai verklaart 71% van de afleiding die men ervaart in een open ruimte en de cognitieve prestaties die worden verstoord. Irrelevante spraak werkt vooral nadelig op taken die gebruik maken van het kortetermijngeheugen zoals het opzoeken van informatie en zich nieuwe info herinneren.
Omwille van het lawaai dient een landschapskantoor steeds uitgerust te zijn met een akoestisch plafond, dat het geluid dempt.
Hoge scheidingswanden, voldoende dikke geluidsabsorberende panelen tegen de muren en dikke gordijnen houden eveneens het geluid tegen. Ook ruis onderdrukkende koptelefoons (noise cancelling) kunnen in dit verhaal een belangrijke rol spelen.
Een andere strategie is het geluid uit de open ruimte te halen door aparte ruimtes te voorzien voor telefoneren, overleggen, pauzeren, printen en geconcentreerd werk. Werknemers die activity based werken kiezen dan een werkplek die het meest aansluit bij hun taak van dat moment.
Activity based werken komt als een antwoord op de landschapskantoren. Bij deze vorm van werken voorziet men verschillende ruimtes voor verschillende types taken. In functie van de activiteit kiest men de gepaste locatie. Zo is er een stille zone voor geconcentreerd werken, aparte cellen of ruimtes om te bellen, vergaderzalen voor formeel overleg, ruimtes met zetels voor informeel overleg, aanlandwerkplekken, enz… Maar ook activity based werken heeft zijn voor- en nadelen.
Activity based werken heeft zijn invloed op de kantoorinrichting. Er is nog steeds een beperkte open ruimte, maar er komt meer focus op aparte ruimtes voor verschillende activiteiten: overleggen, concentreren, pauzeren, kopiëren, presenteren, enz… Op vlak van ergonomie heeft dit twee voordelen: het geluid wordt uit de open ruimte gehaald en de werknemers gaan meer bewegen van de ene ruimte naar de andere. Door aangepast meubilair te voorzien kan men ook staand werken of vergaderen. Het verhaal van minder zitten, meer staan en bewegen sluit zo goed aan bij de activity based werken.
Mensen zijn gewoontedieren en hebben graag een eigen plek: in de zetel, aan de eettafel, maar ook op kantoor… Niet elke job vraagt een variatie aan verschillende taken en deze groepen blijven best op één vaste plaats zitten. Flexwerken is niet evident en staan haaks op de gepersonaliseerde werkplek. Wil men als bedrijf hierop inzetten, dan is een cultuurverandering nodig. Het volstaat niet een nieuw gebouw in te richten volgens activity based werken, men zal de medewerkers mee moeten betrekken, informeren en stimuleren. Duurzame gedragsverandering is echter niet evident.
Een andere oplossing is de werknemers toe te laten meer thuis te werken waar ze – eventueel - in alle rust geconcentreerd bezig kunnen zijn. Ze komen dan enkel naar kantoor voor de groepstaken en de minder intensieve taken. Deze ‘blended’ manier van werken zal om ondertussen evidente redenen in een post-corona kader zeker aan bijval winnen.
Als we een landschapskantoor definiëren als een grote open ruimte, waar meer dan 10 werkplekken dicht op elkaar staan met weinig aandacht voor akoestiek en visuele privacy, waar mensen een eigen vaste plek hebben, maar geen afspraken hebben over hoe ze met elkaar de ruimte gebruiken, dan zijn landschapskantoren inderdaad absoluut geen goed idee.
Het activity based werken biedt een alternatief, maar dit vergt vele (dikwijls dure) aanpassingen in de kantooromgeving en een duurzame gedragsverandering, wat twee keer niet evident is.
Blended werken haalt sowieso wat druk van de ketel omdat we dan met minder mensen in dezelfde omgeving zijn en de druk op heel wat omgevingsfactoren daarom afneemt. Door het intreden van de pandemie zal dit zeker voor een stuk blijven hangen.
Als we echter naar onze preventie-hiërarchie kijken, leren we dat preventie aan de bron het beste werkt. Beter voorkomen dan genezen! Denk dus goed na bij het ontwerp van je kantoorruimte: als je niet moet starten met een open ruimte, dan dien je achteraf al de hierboven beschreven aanpassingen ook niet te doen, die moeilijkheden ook niet te overwinnen. Want een landschapskantoor ergonomisch maken... Dikwijls voelt het als dweilen met de kraan open!
Open offices are overrated -Vox
Cubicles don't work. How architectural design affects your brain - Scott Wyatt, TEDxSeattle
The open-concept office: Is this modern setup sabotaging our productivity? - The Globe and Mail
Verschijningsdatum: mei 2022
 | MEER WETEN? |
