In het najaar van 2020 klopte de Vlaamse Sportfederatie aan bij de onderzoekers van het speerpunt Data Driven Strategies (DDS) bij AP Hogeschool. De koepelfederatie van Vlaamse sportfederaties en hun clubs was op zoek naar kennis rond data. Hun leden zaten op een berg van data, maar wisten niet hoe ze ermee moesten omgaan. Ze waren op zoek naar een neutrale partner die hun leden op weg kon helpen. Samen met de onderzoekers van AP Hogeschool zetten ze een workshopreeks op voor de leden van de federatie, waarin de experten van DDS laagdrempelig en contextgericht de basics van datamarketing uit de doeken deden en inspiratie boden. Enkele maanden later blikken Wannes Heirman (expert bij Data Driven Strategies) en Jérémie Deroo (projectcoördinator bij de Vlaamse Sportfederatie) terug op hun samenwerking.
Jérémie Deroo legt uit hoe ze bij AP terecht kwamen: “We waren op zoek naar een neutrale partner. We hadden al enkele contacten gehad met commerciële bedrijven, maar zij schoven steeds één bepaald platform naar voren. We wisten dat in Nederland een gelijkaardig project liep met Utrecht Data School, dus gingen we ook in de richting van universiteiten of hogescholen kijken en toen vonden we Data Driven Strategies op de website van AP Hogeschool en hun aanbod sprong onmiddellijk in het oog.”
De onderzoekers van AP waren meteen gecharmeerd door de vraag. “We krijgen vaak vragen van bedrijven met een specifieke niche, terwijl sport mij en onze studenten aan de hogeschool meteen veel meer aanspreekt”, verklaart Wannes Heirman. “Ik zag meteen de win-winsituatie, hier kon ik ervaring opdoen die ik daarna kon doorgeven aan onze studenten.” Er was meteen een klik, mede vanwege de wederzijdse interesse in sportclubs. Jérémie legt uit: “Wannes heeft ervaring met sportverenigingen, dus hij wist wel hoe dat werkt binnen een club, en dat maakte het ook wel gemakkelijker om onze context uit te leggen. We hadden al contacten gehad met bedrijven die moeilijker uit de bedrijfscontext kunnen stappen, dat hadden we in deze relatie veel minder. Voor mij persoonlijk maakte dat de communicatie vlotter verlopen.”
Als docent overheids- en social profitcommunicatie is Wannes dan ook vertrouwd met de realiteit waarin deze federaties aan de slag zijn, deze is niet dezelfde als in een profitbedrijf. Dat maakte het voor AP ook net een leuke uitdaging. De terminologie, die vaak zeer business-centered is bij data-analyse, moest worden aangepast aan de nieuwe context en de rol van de vrijwilliger bleek een belangrijke factor die in het achterhoofd moest gehouden worden.
AP bleek dus de uitverkoren partner om mee samen te werken. “Wij kennen de datasystemen die voor handen zijn, het zijn allemaal platformen die zichzelf de beste vinden, waar er weinig oog is voor de minpunten van elk systeem. Ik denk dat wij vanuit onze expertise een helikopteroverzicht hadden om daar neutraal advies in te geven”, verheldert Wannes.
Door het BLIKOPENER-project, gesubsidieerd door VLAIO, krijgen de hogescholen ruimte om vragen uit het werkveld te beantwoorden en hun expertise met hen te delen. Hierdoor konden DDS-experten Wannes Heirman en Lara Hallam gedetailleerd uitzoeken of ze de vragen van de Sportfederatie konden beantwoorden en welke oplossing de beste was. Na deze kennismaking en nodenanalyse besloten beide partijen om een workshopreeks op te zetten. Deze had bij voorkeur fysiek doorgegaan om echt in contact te kunnen treden met de leden, maar omwille van de Covidmaatregelen werden deze online aangeboden.
Een workshop organiseren voor zo’n diverse groep bleek evenwel geen evidentie. “Op vlak van digitalisering en datagebruik staan sommige federaties echt nog in de kinderschoenen. We zijn hier snel stappen in aan het zetten, maar het blijft een moeilijk thema om aan de mensen te brengen”, vertelt Jérémie. Wannes voegt toe: “Dat was voor ons ook de grote challenge, die diversiteit tussen de federaties. Er waren federaties die wel al met geïntegreerde systemen werkten, anderen helemaal nog niet. Maar dan een verhaal vertellen dat voor beiden relevant is, was een uitdaging. Daarom stuurden we op voorhand een enquête uit naar de federaties die gingen meedoen, waarin we peilden naar hun vragen en verwachtingen. De meest voorkomende vraag was: "We zitten op een berg data, wat moeten we ermee doen en hoe kunnen we daar waarde uit creëren?" Ik denk dat we daar echt wel heel diep in zijn gegaan.”
Wannes toonde aan de leden hoe ze aan de hand van data nieuwe leden kunnen werven, maar tegelijkertijd ook hoe ze kunnen voorkomen dat leden vertrekken. “Daarnaast kan je aan de hand van data ook beslissen wat je prioriteiten zijn op dit moment en dit op een evidence-based manier. Ook op vlak van communicatie kan je zaken gaan uittesten: Welke van twee campagnes werkt het best? Welke boodschap moeten we hier meegeven? In onze workshop toonden we een achttal toepassingen voor waardecreatie via doordacht gebruik van data.” De federaties kunnen nu zelf kiezen met welke stappen ze aan de slag willen.
De samenwerking is hiermee niet gedaan, de draad wordt terug opgenomen in het najaar. “Alle informatie uit de workshops is nu aan het insijpelen en er zijn sportfederaties die ons nu beginnen contacteren. Ze zijn geïnteresseerd in een specifiek luik en willen dit verder opvolgen via een individueel traject. Hier kunnen we een nexus met studentenprojecten realiseren”, deelt Wannes mee. Deze optie voor samenwerkingen met studenten is zeker een meerwaarde, want sportfederaties hebben niet altijd grote middelen om in te zetten. Jérémie vult aan: “Ons doel was een kennistraject, met vooral de focus op hoe ze aan de slag kunnen. En die zaadjes zijn nu gepland, nu is het aan ons om er mee aan de slag te gaan.”
Jérémie blikt tevreden terug op de samenwerking. “Voor ons is het vooral een bevestiging geweest dat we op een goeie piste zitten om op verder te gaan”, licht hij toe. De Sportfederatie zal nu verder bekijken hoe ze de individuele federaties verder kunnen ondersteunen in hun pad naar meer digitalisering en data-optimalisatie. Beide partijen zullen elkaar op de hoogte houden over mogelijke één-op-ééntrajecten die worden uitgewerkt. Ook de onderzoekers van AP zijn erg tevreden met het resultaat en is benieuwd naar de toekomstige samenwerkingen die hieruit zullen ontstaan. “Blikopener geeft ons een extra duwtje in de rug om als hogeschool naar buiten te komen met kennis die anders op de planken zou blijven liggen. Het zet er ons toe aan om onze kennis te delen met het werkveld,” voegt Wannes toe.
Organisaties kunnen bij Data Driven Strategies terecht voor info en advies rond data driven decision making, big data consulting en GDPR. Voor meer info en contact klik hier.
